Geologiyaya dair son xəbər kontekstində alimlər Böyük Uyğunsuzluq adlandırılan, müxtəlif yaşlı süxur qatlarının bir-birinin üzərində göründüyü formalaşmanı Yer mantiyasındakı uzunmüddətli hərəkətlərlə izah etməyə çalışırlar. Bu mövzu biznes üçün birbaşa texniki nümunə deyil, amma faydalı bir düşüncə modeli yaradır: görünən səthin altında proseslərə təsir edən, illər ərzində yığılan qatlar olur.
Şirkətlərdə həmin qatlar köhnə Excel faylları, şəxsi mesajlaşma qrupları, şifahi təsdiqlər, eyni məlumatın bir neçə dəfə daxil edilməsi və yalnız müəyyən əməkdaşın bildiyi qaydalar şəklində görünür. İlk baxışda ayrı-ayrı xırda narahatlıqlar təsiri bağışlayan bu hallar birlikdə satışın, satınalmanın, anbarın, layihə idarəetməsinin və müştəri xidmətinin sürətini zəiflədə bilər. Düzgün qurulmuş korporativ proqram təminatı məhz bu gizli qatları görünən və idarə olunan iş axınına çevirməlidir.
Gizli proses qatları necə yaranır?
Biznes böyüdükcə proseslər adətən planlı arxitektura ilə yox, gündəlik ehtiyaca cavab olaraq formalaşır. Yeni sifariş gəlir, əməkdaş ayrıca cədvəl yaradır. Hesabat lazım olur, məlumat başqa fayla köçürülür. Təsdiq gecikir, məsul şəxsə mesaj yazılır. Bu həllər qısa müddətdə işi davam etdirməyə kömək edir, lakin sonradan məlumatın etibarlı mənbəyini müəyyənləşdirməyi çətinləşdirir.
Aşağıdakı əlamətlər şirkətdə proses qatlarının toplandığını göstərə bilər:
- Eyni müştəri, məhsul və ya sifariş məlumatı bir neçə sistemdə saxlanılır.
- Hesabat hazırlamaq üçün əməkdaşlar faylları əl ilə birləşdirirlər.
- Təsdiq mərhələsinin kimdə qaldığını görmək üçün telefon və ya mesajlaşma tələb olunur.
- Yeni əməkdaşın işə başlaması üçün yazılmamış qaydalar şifahi izah edilir.
- Bir əməkdaş məzuniyyətə çıxanda müəyyən əməliyyatlar dayanır və ya gecikir.
- Rəhbərlik rəqəmləri görə bilir, amma həmin rəqəmlərin hansı əməliyyatdan yarandığını izləmək çətindir.
Bu vəziyyət proqram almaq üçün təkbaşına səbəb deyil. Əvvəlcə problemin mənbəyini ayırd etmək lazımdır. Məsələn, gecikən sifariş mütləq sistem çatışmazlığı demək deyil; məhsul məlumatının natamam olması, səlahiyyət qaydasının qeyri-müəyyənliyi və ya anbar sayımının gec yenilənməsi də səbəb ola bilər. Sistem həmin qaydanı sürətləndirə bilər, lakin qeyri-müəyyən qaydanı avtomatlaşdırmaq problemi daha sürətli yayacaq.
Avtomatlaşdırmadan əvvəl proses xəritəsini qurun
Faydalı başlanğıc nöqtəsi ən ağrılı bir iş axınını seçməkdir. Bu, məsələn, kommersiya təklifinin hazırlanması, satınalma sorğusunun təsdiqi, xidmət müraciətinin bağlanması və ya anbar çıxışının rəsmiləşdirilməsi ola bilər. Prosesin ideal variantını yox, əməkdaşların bu gün faktiki olaraq necə işlədiyini xəritələndirin.
- Başlanğıc hadisəni yazın. Proses hansı müraciət, sifariş, sorğu və ya sənədlə başlayır?
- Rolları müəyyən edin. Hər mərhələdə kim məlumatı yaradır, yoxlayır, təsdiqləyir və nəticədən xəbərdar olur?
- Məlumat obyektlərini seçin. Müştəri kartı, sifariş, müqavilə, məhsul, faktura və tapşırıq kimi əsas qeydləri sadalayın.
- Qərar nöqtələrini göstərin. Hansı məbləğ, status, müddət və ya istisna əlavə təsdiq tələb edir?
- İstisnaları toplayın. Geri qaytarma, ləğv, natamam məlumat, stok çatışmazlığı və təcili sifariş necə idarə edilir?
- Çıxışı ölçün. Prosesin nəticəsi nədir: təsdiqlənmiş sifariş, bağlanmış müraciət, göndəriş sənədi, yoxsa idarəetmə hesabatı?
Bu xəritə hazırlananda iki sual xüsusi əhəmiyyət daşıyır: məlumat harada ilk dəfə daxil edilir və ona sonradan kim dəyişiklik edə bilər? Bu iki nöqtə aydın olmadıqda, sistemdə dublikatlar və uyğunsuz statuslar yaranır. Məsələn, satış komandası sifarişin göndərildiyini düşünə, anbar isə onu hələ yığılacaq sifariş kimi görə bilər.
Avtomatlaşdırmanın məqsədi sadəcə kağızı ekrana keçirmək deyil; qərar, məsuliyyət və məlumatın harada yaşadığını aydınlaşdırmaqdır.
Korporativ proqram təminatı üçün düzgün sərhədi seçin
Korporativ proqram təminatı bütün şöbələri eyni anda dəyişdirməli olan nəhəng layihə kimi qəbul edilməməlidir. Daha dayanıqlı yanaşma, ümumi məlumat modeli üzərində mərhələli inkişafdır. İlk mərhələdə şirkətin ən vacib və təkrarlanan əməliyyatını sabitləşdirmək, növbəti mərhələlərdə isə əlaqəli funksiyaları əlavə etmək daha idarəolunandır.
Əsas məlumat mənbəyi
Hər kritik obyekt üçün bir əsas mənbə təyin edin. Məsələn, müştərinin əlaqə məlumatı, məhsul kodu, sifariş statusu və ya müqavilənin qüvvədə olma tarixi harada idarə olunur? Başqa ekranlar və ya inteqrasiyalar həmin məlumatı istifadə edə bilər, amma sahibi aydın olmalıdır. Bu prinsip hesabatlarda rəqəmlərin niyə fərqli çıxdığını araşdırmaq üçün də vacibdir.
Rol və səlahiyyətlər
Sistemdə hər kəsin hər şeyi dəyişə bilməsi rahat görünsə də, sonradan nəzarət boşluğu yaradır. Rollar iş vəzifəsinə uyğun qurulmalıdır: kim sifariş yarada, kim endirim təsdiqləyə, kim statusu dəyişə, kim yalnız baxa bilər? Səlahiyyətlər yalnız məhdudiyyət deyil, həm də məsuliyyətin şəffaf qeydidir.
İnteqrasiyalar və əl işi
Mövcud sistemlərdən məlumat almaq və ya onlara məlumat ötürmək ehtiyacı erkən mərhələdə yazılmalıdır. Lakin hər inteqrasiya ayrıca texniki və əməliyyat məsuliyyəti yaradır. Ona görə əvvəlcə əl ilə köçürülən məlumatların siyahısını çıxarmaq, sonra onların həcmini, təkrarlanma tezliyini və səhv riskini qiymətləndirmək məqsədəuyğundur. Hər əl əməliyyatını dərhal inteqrasiya etmək əvəzinə, biznesə ən çox təsir edən axınlara üstünlük vermək olar.
Mərhələli tətbiq və istifadə vərdişləri
Yeni sistemin uğuru təkcə funksiyalarla ölçülmür. Əməkdaşların gündəlik işində hansı ekranın nə zaman istifadə ediləcəyi, köhnə faylların hansı tarixdən etibarən dayandırılacağı və istisnaların kim tərəfindən idarə olunacağı əvvəlcədən müəyyən edilməlidir. Əks halda paralel iki iş üsulu uzun müddət davam edir və məlumat yenə parçalanır.
Tətbiq planında aşağıdakı minimum elementlər yer almalıdır:
- İlk versiyaya daxil olan və sonrakı mərhələyə saxlanılan funksiyaların siyahısı;
- Məlumatların təmizlənməsi, köçürülməsi və yoxlanması qaydası;
- İstifadəçi sınağı üçün real ssenarilər və qəbul meyarları;
- Təlim materialı, daxili məsul şəxs və sualların toplanması kanalı;
- Buraxılışdan sonrakı dövrdə izlənəcək əməliyyat göstəriciləri.
Göstəricilər şirkətin məqsədinə bağlı seçilməlidir. Məsələn, sifarişin emal müddəti, gecikmiş təsdiqlərin sayı, natamam müraciətlərin payı, təkrarlanan məlumat daxil etmə addımları və ya hesabatın hazırlanmasına sərf olunan vaxt izlənə bilər. Məqsəd yalnız daha çox rəqəm toplamaq deyil, prosesin harada ilişdiyini görməkdir.
Texniki tapşırığı biznes qərarına çevirin
Layihə sənədində ekranların siyahısı vacibdir, amma kifayət deyil. Hər funksiya üçün biznes qaydası, istifadəçi rolu, giriş məlumatı, nəticə, istisna və qəbul meyarı yazılmalıdır. Məsələn, “sifariş təsdiqi” funksiyası yerinə “müəyyən statusda olan sifariş maliyyə yoxlamasına göndərilir, səlahiyyətli rol təsdiqlədikdən sonra anbara ötürülür, imtina səbəbi qeydə alınır” kimi dəqiq təsvir daha faydalıdır.
Bu yanaşma dəyişiklikləri müzakirə etməyi asanlaşdırır: komanda sadəcə “yeni ekran istəyirik” demir, hansı qərarın, hansı məlumatla və hansı nəticə üçün lazım olduğunu müəyyən edir. Fərdi həllə ehtiyacı olan şirkətlər üçün bu hazırlıq mərhələsi JedanSoft-un korporativ proqram təminatı xidməti ilə texniki planlaşdırmaya keçməzdən əvvəl də əsaslı tələblər formalaşdırmağa kömək edir.
Nəticədə, davamlı sistem ən çox funksiyası olan sistem deyil. O, əsas proseslərdə məlumatın tək mənbəyini qoruyan, məsuliyyəti görünən edən, istisnaları qeyd edən və gələcək dəyişikliklər üçün aydın qaydalar saxlayan sistemdir. Şirkətin görünməyən proses qatlarını səbrlə araşdırmaq isə bu nəticəyə aparan ilk praktik addımdır.
Tez-tez verilən suallar
Korporativ proqram təminatı nə zaman lazımdır?
Təkrarlanan əl əməliyyatları, fərqli məlumat mənbələri, gecikən təsdiqlər və hesabat hazırlığında çətinlik davamlı problemə çevriləndə fərdi sistem ehtiyacı qiymətləndirilə bilər.
İlk mərhələdə bütün şöbələri sistemə keçirmək lazımdırmı?
Xeyr. Adətən ən çox təsir edən bir iş axınından başlamaq, proses və məlumat qaydalarını yoxlamaq, sonra əlaqəli modulları mərhələli əlavə etmək daha idarəolunandır.
Məlumat köçürülməsindən əvvəl nə yoxlanmalıdır?
Dublikat qeydlər, natamam sahələr, vahid kodlaşdırma qaydaları, tarixçənin hansı hissəsinin daşınacağı və yeni sistemdə məlumatın sahibi əvvəlcədən müəyyən edilməlidir.
Növbəti addım
korporativ proqram təminatı ilə bağlı layihənizi Veb saytların hazırlanması komandası ilə planlaşdırın. Tələbinizi dəqiqləşdirmək üçün JedanSoft-a müraciət edin.
